2020 var et annerledes år på mange måter. Det var året der vi virkelig fikk satt digitalisering og digital ledelse på dagsordenen. Etter å ha snakket om og balet med dette i flere år, opplevde vi alle en D-dag i mars i fjor. Vi gikk og la oss om kvelden med en underlig beskjed om at Norge måtte stenge ned og at vi fikk regler for samvær. En uvirkelig situasjon for oss generasjoner oppvokst i fredstid. Norge skulle nå drives fra utallige hjemmekontor med den verktøykassen som vi hadde til rådighet, og det ble et sannhetens øyeblikk for vår evne til å sjekke om vi virkelig var rustet til dette.

Jeg brenner for dokumentasjonsstyring og digital samhandling, og min erfaring fra denne tiden i fjor, var at dette delte Norge inn i tre grupperinger:

• De som allerede var godt i gang med digital samhandling
• De som bare hadde latt det stå til og «trykket på knappen» for å implementere Teams eller liknende verktøy
• De som stod igjen på perrongen uten verktøy da toget kjørte

De som var godt i gang var allerede underveis med etablering av en robust digital løsning og hadde gode prosesser med retningslinjer, i tillegg til å ha vært gjennom en adopsjonsprosess hvor man hadde trent ansatte og ledere i forkant. De som hadde en IT-avdeling eller en ledelse som kun hadde anskaffet en løsning og trykket på knappen for å gjøre tilgjengelig det nye verktøyet uten å kjøre en adopsjonsprosess med verken retningslinjer, felles oppfatning av hvordan løsningen skulle benyttes eller hadde en god strategi for forvaltning på plass i forkant eller underveis, var adskillig dårligere rustet. De hadde allerede ansatte som var frustrerte over både verktøyet som de måtte finne ut av selv og opplevde at gjenfinning av informasjon var blitt mye mer utfordrende.

De som stod igjen på perrongen opplevde at de var helt vingeklippet, og stod der uten noen verktøy de kunne benytte og opplevde å være i en virksomhet som kjapt kastet seg rundt for å finne første og beste løsning å rulle ut – enten den var robust, sikker eller brukervennlig. Selvsagt helt uten retningslinjer og tanker for forvaltning. Det har på godt og på vondt vært mye smerte og læring!

Nesten et år etter, sitter vi fortsatt i en situasjon med hjemmekontor for de fleste. Vi har fått bevist at Norge faktisk kan drives og styres både fra selv de minste hjemmekontor, ytterst på stue-/kjøkkenbordet eller innerst i en krok på soverommet. Vi erfarer at det å jobbe fra hjemmekontor slett ikke er det samme som «gjemmekontor», og vi opplever at mange blomstrer opp over fleksibiliteten det gir å jobbe hjemme. Men vi ser også at vi får ansatte som opplever ensomhet, og sliter både fysisk og mentalt på grunn av isolasjon og mye stillesitting. I tillegg ser vi også at en del virksomheter sier opp arealene sine for å spare kostnader, eller fordi de opplever at ansatte faktisk ønsker den friheten og fleksibiliteten til å være mindre fysisk på kontoret.

Hva som faktisk blir den nye normalen for oss på lang sikt er foreløpig usikkert, men det som er helt sikkert er at det er behov for å fokusere på digital ledelse. Det er behov for å fokusere på hvordan skal man lede digitalt for å ivareta og stimulere sine ansatte, slik at de opplever å bli sett og får bidra på samme måte som i en fysisk verden. Jeg som leder opplever at å lede digitalt er noe helt annet enn å lede fysisk. Da jeg tidligere kunne ta en runde i kontorlokalene våre og observere om alt var i orden, eller om noen hadde behov for støtte eller bli sett, er dette adskillig mer krevende nå som alle sitter skjult hjemme.  Jeg opplever at jeg må bruke sansene mine på en annen måte og at det er enda viktigere nå enn tidligere å prioritere dette. Tilstedeværelse er viktig.

Hensikten med dette innlegget er å sette digital ledelse på dagsordenen, og ikke å gi alle svarene. Likevel er det fristende å peke på noen viktige elementer i arbeidet når man selv skal i gang med å definere fokuset for egen digital ledelse fremover:

• Husk på god endringsledelse når nye verktøy og nye samarbeidsformer skal benyttes
• Regler og retningslinjer for felles bruk er nyttig og trygt, og det sikrer felles forståelse og øker samarbeidsevnen
• Våg å teste ut nye måter å samhandle på, gjør tester og erfaringer og våg å skrinlegge det som ikke funker. Ikke alt er møter! Avhold flere, men kortere arbeidsmøter, og vurder hva treffpunktene skal hete.
• Skap nye arenaer for treffpunkter – også uformelle. Ha faste digitale lunsjer og kaffepauser. Fokuser på at det da er lov å spise foran skjermen. Inviter en kollega til en digital kaffe eller lunsjavtale. Det er hyggelig å bli sett og spurt.
• Er du leder, må du også synes digitalt. Vær tilstede, prioriter dine ansatte ved å stille opp når du blir invitert, kommuniser med dem jevnlig, vær interessert i det de holder på med på samme måte som du ville vært dersom du hadde sett dem i kontorlokalene eller i lunsjen. Sett av tid til dette sånn at synlighet ikke blir en salderingspost.

Dersom det jobbes godt med dette, er man på god vei til å utvikle det som er god digital ledelse i den nye normalen. Lykke til!