Kristine Synnøve Brorson
Leder for nettverk av informasjonspiloter

Kommentar: En forsvarstale for dokumentasjonsplan og dokumentasjonsstrategi

Kristine Synnøve Brorson
Leder for nettverk av informasjonspiloter

Synes du det høres ut som et ork å få på plass en dokumentasjonsstrategi? Kristine Brorson forklarer hvorfor ledere, arkivar og saksbehandlere burde glede seg over å få på plass dokumentasjonsstrategi.

Andre høringsrunde på innspill til ny arkivlov har nettopp gått ut. En av de mange tingene som forsvant fra utkast til Lov om samfunnsdokumentasjon (2019) til utkast til Arkivlov (2021) var krav til at virksomheter skal ha en dokumentasjonsstrategi. Jeg har ikke fått med meg noen som har argumentert sterkt for dokumentasjonsstrategi – snarere har det vært flere høringssvar på man ikke kunne se at virksomheten hadde tid til å utarbeide noen dokumentasjonsstrategi. Jeg mener derimot at dokumentasjonsstrategi og tilhørende dokumentasjonsplan er noen av de viktigste verktøyene man har innen dokumentasjonsforvaltning.

Selvfølgelig tar det tid å sette seg mål for dokumentasjonsforvaltningen, utarbeide en dokumentasjonsstrategi og holde en dokumentasjonsplan vedlike. Jeg lurer likevel på hvordan ansvarlig leder for dokumentasjonsforvaltningen klarer å gjøre jobben sin uten disse verktøyene. Hvis det ikke finnes et mål for hva dokumentasjonsforvaltning skal være i en virksomhet, og det ikke er utarbeidet strategier for hvordan man skal nå disse målene, blir det vanskelig å prioritere oppgaver innen dokumentasjonsforvaltning og tiltak for forbedring. Hvis digitaliseringsstrategier eller andre it-initiativ ikke har inkludert dokumentasjonsforvaltning vil det alltid være vanskeligere å få dette på plass fordi det er noe som må tenkes på etter at valg er tatt. En dokumentasjonsstrategi kan hjelpe en ledergruppe eller et porteføljestyre å ta bærekraftige valg.

Hvis det ikke finnes en dokumentasjonsplan for virksomheten som sier noe om hvordan informasjon som skal regnes som dokumentasjon for virksomheten, så blir konsekvensen være at det blir opp til saksbehandlere og arkivarer å stadig vekk måtte vurdere om informasjon kanskje er arkivpliktig. Det tar mye tid hvis det stadig er ad hoc beslutninger om noe er dokumentasjon. Derfor er det godt med en dokumentasjonsplan som beskriver hvordan informasjon og dokumentasjon skal forvaltes med lagringssted, tilgangsstyring, skjerming, bevaringsvurdering og avleveringsplaner. 

I høringssvarene var det nok ofte arkivledere som svarte at de ikke hadde tid til å lage dokumentasjonsstrategier og -planer. Jeg tror dette dessverre er et symptom på at mange arkivledere jobber reaktivt med brannslukning fordi de ikke har kapasitet til å jobbe proaktivt og planmessig. Dokumentasjonsstrategien kan ikke være arkivledersansvar alene, men en del av virksomhetsstyringen og ledergruppens ansvar. Med en godt forankret dokumentasjonsstrategi kan dokumentasjonsplanen være arkivleders operative styringsverktøy for å forebygge behovet for brannslukning.

Jeg tror derfor at virksomheter har glede av dokumentasjonsstrategier og -planer på alle nivåer fra ledere via saksbehandlere til dokumentasjonsforvaltere – at man sparer tid, penger og frustrasjon på å få satt en retning for dokumentasjonsforvaltningen frem for å alltid speide etter en mulig sti.