Gunn Kristin Saltvik
Chief Digital Officer i Contesto
Bente Nordli
Rådgiver i Contesto
E-signering som digitaliseringstiltak
Gunn Kristin Saltvik
Chief Digital Officer i Contesto
Bente Nordli
Rådgiver i Contesto
12. mars 2020. En dato vi aldri vil glemme. Norge stenger ned, og vi kjenner en uro og usikkerhet mange av oss aldri har opplevd.
Mange bedrifter blir kastet inn i en slags «tvangsdigitalisering». Bedriftene opplevde dette svært forskjellig, men de aller fleste har taklet overgangen fra fysisk til digital arbeidsplass på en god måte.
Det var likevel flere manuelle prosesser og operasjoner som skapte utfordringer når «alle» havnet på hjemmekontor. En av disse var signering og godkjenning av dokumenter. En norsk aktør i varehandelen opplevde plutselig at en prosess som hadde fungert greit fysisk og manuelt plutselig ble en stor utfordring. Skulle de ansatte skrive ut dokumenter, signere, skanne dokumentene fra hjemmekontoret, så måtte man sørge for utstyr til dette. I tillegg ville signeringstiden øke betydelig, da oppfølgingen ble vanskeligere.
E-signering ble redningen.
Hva er fordelene egentlig med elektronisk signering?
Elektronisk signering har blitt svært utbredt på privaten. Lånepapirer, utleiekontrakter, kjøretøyregistrering etc. Alt skjer digitalt, raskt og effektivt. I bedriftssammenheng har det ikke vært like utbredt, men flere og flere ser de store fordelene med denne måten å signere og godkjenne dokumenter på:
1. Raskere
Manuell signering av et dokument kan i verste fall ta flere uker. Heldigvis har skanner og e-post redusert tiden fra utsendelse til mottak av ferdig signert dokument betydelig. Men fortsatt er denne måten å få signert et dokument på både tid – og ressurskrevende. Nå kan man også benytte integrasjoner mellom signeringsløsning og f.eks. SharePoint, som lar brukeren stå i SharePoint og sende dokument(er) til signering. Via en egen portal kan man så følge prosessen, purre / sende påminnelser og i monitorere prosessen. Når dokumentet er ferdig signert, vil det bli merket i SharePoint med «Signert». Dette gjør at dokumenter nå kan signeres i løpet av minutter, fremfor dager og uker.
2. Billigere
Ved å redusere tiden det tar fra signeringen starter til ferdig signert dokument, vil man indirekte også spare penger. I tillegg opplever mange bedrifter at ved å gjøre signering elektronisk, kan man f.eks. få gjennomført salgsavtaler raskere. Det er selvsagt lønnsomt. I tillegg vet vi at minst mulig friksjon i en salgsprosess øker sannsynligheten for at dette blir gjennomført.
3. Sikrere
Sikkerhet et et av de aller viktigste elementene når det gjelder signering, og det vi skal bruke mest tid på her. EU opererer med tre ulike sikkerhetsnivå for elektronisk signering, som alle har sine bruksområder og fordeler, nemlig Simple, Advanced og Qualified.
Simple
Dette er en hvilken som helst måte å erstatte den håndskrevne signaturen på. Det kan være en tekstmelding eller e-post godkjenner en avtale, eller det kan være en skannet signatur på et dokument etc. En enkel, digital, erstatning, men som gir lite tilleggsverdi i form av sikkerhet. Dette kan fungere på mindre formelle avtaler og dokumenter, som trenger en form for enke godkjenning.
Advanced
Dette er en signatur som benytter en form for digital kryptering av det som signeres. Dette er den vanligste formen for elektronisk signering på i Norge og Norden. BankID i Norge er et godt eksempel på denne formen for signering.
Qualified
Dette er den mest kompliserte formen for elektronisk signatur, og brukes i bedrifter og bransjer med helt særskilte krav til sikring av identitet og miljø.
Uansett hvilket nivå man velger, så snakker vi ofte om noen viktige aspekter når det gjelder sikkerhet.
Tre viktige sikkerhetsaspekter ved signering
For å belyse hvorfor elektroniske signaturer er sikrere enn manuelle, kan vi se på tre aspekter eller elementer som kan si oss noe om hvor sikker en signatur er.
HVEM?
Et viktig element ved signering er Hvem signerte? Ved håndskrevne signaturer kan det være vanskelig å verifisere, og til dels enklere å forfalske. Med elektronisk signatur har man en bedre mulighet til å spore en signatur tilbake til vedkommende som signerte.
NÅR?
Det andre sikkerhetsaspektet ved signering er Når ble dokumentet signert? Tidspunkt for en hendelse tilbake i tid kan være utfordrende. Ved manuell signering på et dokument har man ingen garanti for at vedkommende har skrevet rett dato ved siden av signaturen sin. Med elektronisk signering har man derimot mulighet til å sette på et tidsstempel som sørger for å følge signaturen, og dermed verifiserer når dokumentet ble signert.
Hvordan sjekker man da gyldigheten ved et elektronisk signert dokument?
De fleste dokumenter er PDF-er. Og ofte brukes en PDF-variant som heter PAVES. Det betyr at det ligger beskyttet informasjon inne i PDF-en som viser detaljer om signaturen. Hvis noen har redigert eller endret dokumentet, vil dette bli registrert i filen, og man kan dermed være trygg på at dokumentet har en integritet.
Hvordan kan man sikre at dokumenteter gyldig over tid? Sertifikater, f.eks., har en gyldighetstid, og de kan tilbakekalles. Dermed kan dette være en mulig utfordring over tid. Derfor finnes det noe som heter preservation. Det betyr at man ved jevne mellomrom gjør en vurdering av dokumentet, og legger på et nytt lag med sikkerhet for at dokumentet blir bevart over tid.
HVA?
Det tredje elementet handler om Hva ble signert? Når man signerer noe digitalt, er det koder og kryptering som er selve signaturen, og den ligger lagret i informajsonen «bak» dokumentet, mens det man ser er ofte en visuell representasjon av dokumentet med et stempel e.l. Igjen ser vi at elektronisk signering gir større mulighet for å verifisere hva som ble signert. At en håndsignatur på siste siden i et dokument gjelder for et mangesidig dokument er ikke like enkelt å bevise, selv med initialer på hver side. Et kryptert lag med informasjon om dokumentet gjør elektronisk signering langt mer troverdig når det gjelder å sjekke hva som ble signert.
Som vi har sett, så er det svært gode grunner til å benytte elektronisk signatur også i bedriftssammenheng. For å senke terskelen ytterligere har vi i Contesto laget en egen integrasjon som knytter dokumentbibliotek som eDOCS eller SharePoint (kan også integreres med andre fagsystemer, ERP, CRM etc) sammen med tilbydere av Elektronisk Signering som f.eks. Signicat. Dermed slipper brukere å sjekke ut dokumenter, laste opp i en ny portal for elektronisk signering, hente inn igjen signert versjon etc. Med denne integrasjonen kan brukere med et enkelt høyreklikk på dokumentet, sende det til signering og bli varslet når dokumentet er «tilbake» i SharePoint som verdig signert versjon av samme dokument.
For den nevnte aktøren ble nettopp denne integrasjonen mellom SharePoint og Signicat løsningen. Nå foregår all signering digitalt, og de har redusert tiden det tar fra utsendelse til ferdig signert avtale, og med det tatt enda et steg i sin digitale transformasjon.