“Computing hardware used to be a capital asset, while data wasn’t thought of as an asset in the same way. Now, hardware is becoming a service people buy in real time, and the lasting asset is the data.” –  Erik Brynjolfsson, direktør, MIT-initiativet for digital økonomi

Organisasjoner kan bruke informasjon til å tilføre verdi, minimere risiko, redusere kostnader eller identifisere nye muligheter. Informasjon er derfor den nye oljen (eller luften) som driver digitale transformasjon. Men for at dette skal skje, må man ta tak i muligheten.

Det første steget for å oppnå dette er å forbedre informasjonstilgjengelighet, fullstendighet og pålitelighet. Dette vil forbedre kundeengasjement, forretningsdrift og samsvar med behov. Det gjør det også mulig å koble mennesker, informasjon og kunnskap bedre. Når produkter og enheter er koblet sammen kan relevant informasjon finne brukere basert på deres brukermønster og plassering i organisasjon, for eksempel kan bruksanvisninger for en bestemt kran finne kranførerne når de bruker akkurat den kranen.

Informasjon er strukturert data eller ustrukturert innhold som har betydning for mennesker eller maskiner. Noe av informasjonen kan være strukturert data som kundenavn, adresser, bestillinger, betalinger osv., mens mye av det er ustrukturert eller halvstrukturert som dokumenter, tegninger, videoer, e-post, chatter, meldinger på sosiale medier osv. Det ustrukturerte innholdet gir ofte kontekst for de strukturerte dataene, – det gir mening og innsikt fra fortid og nåtid. Du må derfor administrere både data og innhold for å gi verdi for fremtiden.

Hva er informasjonshåndtering: Informasjonshåndtering gjelder en syklus av organisatorisk aktivitet: anskaffelse av informasjon fra en eller flere kilder, administrasjon og distribusjon av denne informasjonen til de som trenger det, og dens endelige disposisjon gjennom arkivering eller sletting.

Noen organisasjoner bruker begrepet Information Governance for å beskrive rammeverkene de har satt på plass for å administrere informasjon. Gartner definerer informasjonsstyring som spesifikasjon av beslutningsrettigheter og et ansvarlighetsrammeverk for å sikre passende oppførsel i verdisetting, opprettelse, lagring, bruk, arkivering og sletting av informasjon. Det inkluderer prosesser, roller, retningslinjer og standarder som sikrer effektiv bruk av informasjon for å gjøre det mulig for en organisasjon å nå sine mål. Programvare er derfor ikke en «silver bullet» for informasjonsstyring.

“Software is not a silver bullet for information governance. Look beyond vendor hype – information governance is not something to go buy so you can say your company has it. Look at information governance as an evergreen corporate objective, enabled by programs, policies, people- and yes, a range of technologies.”

– Cheryl McKinnon, Principal Analyst, Forrester

Effektiv informasjonsstyring avhenger av:

1. Å definere retningslinjer og standarder
2. Tildeling av ansvar og myndigheter
3. Etablering og kunngjøring av prosedyrer og retningslinjer
4. Tilby en rekke tjenester knyttet til styring og bruk av informasjon
5. Designe, implementere og administrere systemer for informasjonshåndtering
6. Integrering av informasjonshåndtering i forretningssystemer og prosesser
7. Overvåking og håndtering av manglende overholdelse av lover og regler
8. Kontinuerlige forbedringer

God informasjonsstyring er avhengig av god styring av data. Nøyaktige og pålitelige data er nøkkelen til enhver veldrevet organisasjon, men også for å sikre tilgang og kontroll over ustrukturert innhold som rapporter, planer, budsjetter, etc. Med dårlig datastyring ender vi opp med dårlig informasjonsstyring.