For oppgaver med mye informasjon har nytteverdien av KI vært enorm. Dette gjelder spesielt administrasjon av kunnskap, forretningsprosesser, sikkerhet og samsvar (compliance). Ved hjelp av KI kan medarbeiderne jobbe smartere. Dermed får de frigjort verdifull tid til å fokusere på sin kjernevirksomhet og langsiktige mål. 

Rask tilgang til informasjon

Hver dag produserer og bearbeider bedrifter enorme informasjonsmengder. I all denne informasjonen ligger dataene og kunnskapen medarbeiderne trenger for å kunne få oversikt over markedet, forstå kundene, og utvikle mer effektive produkter og tjenester. Ved å sørge for at de rette medarbeiderne har tilgang til riktige data til riktig tid, kan KI være faktoren som avgjør om bedriften lykkes eller ikke.

Plattformer basert på KI gir organisasjoner av ulik størrelse muligheten til å bli mer effektive uten at medarbeiderne blir bundet til isolerte manuelle oppgaver. Med slike plattformer bruker medarbeiderne mindre tid på å finne nødvendig informasjon, slik at de i stedet kan fokusere på å omsette informasjonen i handling.

Bedre samarbeid og sikkerhet

Når data blir isolert og låst til én avdeling, er de ikke tilgjengelige for alle som trenger eller kan ha nytte av informasjonen, men bare for dem som produserte den. Dette gjelder spesielt rapporter og informasjon om spesifikke kunder. Informasjon som er verdifull for markedsføringsavdelingen, kan også være nyttig for salgsavdelingen – men de er kanskje ikke klar over at denne informasjonen eksisterer.

«Hvis du ikke vet hva slags informasjon du har, er du nødt til å låse all informasjonen for å forebygge risiko og beskytte dataene», sier Jayson deVries, Senior Product Manager i M-Files. «Dette bidrar selvfølgelig ikke til utveksling av kunnskap i organisasjonen», fortsetter han. «KI kan gjøre det enklere å få oversikt over hvilken informasjon som krever spesiell beskyttelse, og hvilken som kan deles med dem som har nytte av den.»

Noen utvalgte eksempler

Det finnes allerede mange gode eksempler (og visjoner) på områder innenfor dokumenthåndtering hvor KI allerede hjelper bedrifter til å bli mer effektive. Under kommer ett knippe eksempler som burde være relevante uavhengig av bransje og type virksomhet.

Migrering av dokumenter

Migrering av dokumenter kan være den avgjørende faktoren for at selskaper ikke implementerer en dokumenthåndteringsløsning eller skifter leverandør for den saks skyld. Spesielt viktig er dette for kritiske dokumenter (hvor man må ha full sporbarhet på dokumentene) slik som avtaler, prosedyrer/styrende dokumenter, eller dokumenter som inneholder sensitiv informasjon.

I slike tilfeller kan man anvende KI for å gå gjennom hver enkelt dokument automatisk for å klassifisere innholdet og legge på relevante metadata – såkalt smart migrering som vi kaller det hos M-Files. Et lignende bruksområde er at man bruker KI for å gjennomgå dokumenter for å finne ut hvilke dokumenter som inneholder persondata (personnummer, bankinformasjon eller andre sensitive data) for så å flagge disse for en manuell gjennomgang. Hos store organisasjoner kan det være snakk om millioner av dokumenter og da er dette noe en ikke kan gjøre manuelt.

Gjennomgang av avtaler

En av mine personlige favoritter er KI verktøy som lar en bruker gå gjennom avtaler uten behov for menneskelig gjennomgang. Slike verktøy kommer da ofte med rapporter og score på avtalen, samt potensielle avvik en må være oppmerksomme på. Dette er noe som da vil kunne spare tid på både kunde og leverandørsiden i en prosess. Dersom man ser på videre bruksområder så vil det helt sikkert være mulig å overføre informasjon fra en avtale (for eksempel en NDA) automatisk inn i dokumenthåndteringsløsningen slik at tilgangsstyringen for det aktuelle prosjektet eller kunden blir automatisk satt basert på innholdet i avtalen. Dette kan også gjelde sletterutiner på data.

Fremstilling/gjenfinning av informasjon – økt kontekst

I all tid har gjenfinning av informasjon handlet om at en bruker leter etter ett eller flere dokumenter som da enten blir jobbet med, eller gjennomlest for å finne den spesifikke informasjonen man er på utkikk etter. For gjenfinning av dokumenter er KI allerede i utstrakt bruk i dag, hvor formålet er å levere de mest relevante dokumentene først, slik at en bruker ikke må benytte tid på å gå gjennom en lang liste for å finne riktig dokument. Dersom man skal ta dette videre er den naturlige veien at man heller ser på hvordan man fremstiller informasjon for en bruker.

Et konkret og dagligdags eksempel på dette er når man gjør et søk på nett på den lokale dagligvarebutikken. Ofte vil man da vite når butikken er åpen. Man har derfor ikke behov for å bli ledet inn på nettsiden til butikken for så å lete seg frem til seksjonen som omhandler åpningstider. Hos M-Files mener vi at det er slik det også skal være med dokumenter. Dersom man søker etter retningslinjer for e-post oppbevaring burde man da få denne informasjonen presentert for brukeren, uten behov for å gå inn på den aktuelle retningslinjen. Man kan for eksempel også presentere informasjon rundt hvem som kan kontaktes for ytterligere spørsmål for det aktuelle temaet for å gi økt verdi og relevans.

Lagring av informasjon

Et område hvor man tidligere møtte stor motstand ved innføring av dokumenthåndteringsløsninger er rundt lagring av informasjon. Rett og slett fordi det er veldig raskt å lagre en dokument i en mappestruktur – spesielt dersom man ikke tenker for mye på gjenfinningen.

Før KI ble benyttet kunne man benytte funksjonalitet som feltgjenkjenning og indeksering av dokumenter som da gjorde det mulig å hente ut noe informasjon for raskere klassifisering og lagring. Problemet her er at dette da er statisk. I dag benyttes KI for å gå gjennom informasjonen i en dokument for så å legge denne informasjonen på som metadata. Eksempler på dette kan være: Dokumenttype, kunde, leverandør, prosjekt, adresse og så videre. Her vil også systemene lære seg hvordan dokumenter skal lagres basert på bruksmønster og vil typisk gi en besparende effekt etter allerede 50 til 100 dokumenter. Den store fordelen er at man da kan lagre dokumenter raskt, samtidig som sporbarhet og gjenfinningsmulighetene blir fult ivaretatt. I samme prosess kan man også bli varslet dersom man lagrer duplikater av dokumenter slik at man ikke får konflikter rundt versjoner nesten gang en endring blir gjort.

KI skal ikke kompensere for svakheter

Avslutningsvis er det viktig å presisere at KI ikke vil være løsningen for alt. For at KI skal fungere optimalt er det viktig at plattformen i seg selv er robust. Slik at KI ikke blir benyttet for å kompensere for svakheter, men heller bygge videre på eksisterende funksjonalitet. Hos M-Files mener vi at en plattform som er bygd med hensyn på metadata er det beste grunnlaget for å lykkes med KI innenfor dokumenthåndtering.