Med papirbaserte arbeidsprosesser mener vi oppgaver som krever at man må innom papir av en eller annen grunn. Det kan være krav om fysisk signatur, bilag som må leveres i fysisk form, ordregrunnlag, serviceskjema, fysiske dokumenter i arkivskap, handouts i kurs og møter etc. Hva som er relevant i din arbeidsprosess, vet du best selv. Felles for alle er at med det samme du trykker skriv ut på pc’en, så har du enten startet en papirbasert arbeidsprosess eller dedigitalisert en arbeidsprosess som til da var digital. Hvorfor?

Funfacts – da epost ble innført som kommunikasjonsplattform forventet man en dramatisk reduksjon i utskrifter. Resultatet ble en fordobling …

De fleste virksomheter ønsker å reduser sitt klimafotavtrykk og bli mer bærekraftig. Samtidig er målene å jobbe mer effektivt og redusere manuelle tidskrevende oppgaver. Mange, kanskje alle, de digitaliseringsinitiativene som blir gjort nå baserer seg på akkurat dette. Midt i episenteret av digitaliseringen lever mange selskaper faktisk med manuelle arbeidsprosesser som involverer papirbasert informasjon. Hvorfor? Jo, det er spesielt to grunner som går igjen: Evnen til endring og viljen til endring.

Det første steget på veien er å stille seg noen avgjørende spørsmål:

1. Hvilke manuelle papirbaserte oppgaver har vi?
2. Hvorfor jobber vi på denne måten?
3. Kan det endres?

På siste spørsmål er svaret alltid: Ja, det finnes digitale alternativer. Den enkleste veien til å finne disse er gjennom å analysere hva som skrives ut, for dernest å diskutere hvorfor?

Med dagens teknologi, maskinlæring og kunstig intelligens kan maskinen hjelpe deg med å spore det som ender opp på skriveren, og som er triggeren til den manuelle prosessen. Gjennom å få slik oversikt kan bedriftsledelsen og avdelingsledere diskutere bakgrunn, muligheter og tiltak for å digitalisere og automatisere prosessen.

Hvordan går man så frem? Start med å se på de innlysende områdene der papirbasert informasjon er nødvendig, med et kritisk blikk.

• Hvorfor skrives reiseregningene ut, signeres og skannes inn igjen?
• Hvorfor skrives plukklisten ut, og benyttes som sjekkliste ved pakking?
• Hvem trenger vel egentlig papirkvitteringen når de kjøper ny pc?
• Må avtalen signeres med penn?

Som nevnt kan kunstig intelligens hjelpe til med å avdekke hva som skrives ut. Dette kan være til hjelp der virksomheten ikke har full oversikt over medarbeidernes trang til å fysisk holde i informasjonen, eller der man ikke vet omfanget av arbeidsprosessenes digitale modenhet. Rent praktisk vil man her trene den kunstige intelligensen til å kjenne igjen relevante typer dokumenter, for deretter å gjøre datagrunnlaget tilgjengelig for analyse. Gjennom en slik øvelse vil virksomheten få innsikt i hvilke typer dokumenter som skrives ut, filformater, hvem som skriver ut etc. Slik innsikt kan benyttes som utgangspunkt for å starte digitaliseringen av arbeidsprosesser og ikke minst avdekke behov for atferdsendring i organisasjonen.