Men kanskje kan vi som jobber med å produsere og håndtere data og informasjon likevel
kan lære noe av hvordan programmet hjelper deltakerne. Mennesker som har samlet på litt
for mange saker og ting, uten å organisere det skikkelig, og dermed sitter i et håpløst kaos
som ødelegger for både familieliv og livskvalitet.

Etter å ha sett noen episoder av programmet, (og latt meg underholde, og kanskje berolige,
av mennesker med et langt større rot enn mitt eget) har jeg funnet 5 ting vi som jobber med
informasjonsforvaltning kan lære av Rydderevolusjonen.

1. Innse at du har et problem
Det aller første, og kanskje det vanskeligste, steget mot forbedring av noe som helst er å
innse at man har et problem. Noe som trenger å endre seg. Hver episode av programmet
starter derfor med at en eller flere personer i en husstand forklarer hvordan saker og ting
har hopet seg opp, og nå blitt et så stort problem for dem at de må ha hjelp.

Enten det er arvegods man ikke har klart å kvitte seg med, eller stoff og tekstiler man tenker
at man en gang skal bruke til noe gøy, så er fellesnevneren for alle at de drukner i kaos av
sitt jordiske gods.

Ting har hopet seg opp i en så stor mengde at de rett og slett ikke klarer å få orden i kaoset
på egen hånd. Da er løsningen i dette tilfelle å søke hjelp av et TV-program som stiller med
et team av eksperter som skal få dem ut av uføre.

Vi snakker med mange bedrifter som har lignende opplevelser. Filer, dokumenter, mailer,
bilder og informasjon i store mengder har blitt tatt vare på, ofte ukritisk, og med lite eller
manglende system og struktur. I motsetning til i et hjem, så er det ikke så synlig i hverdagen,
men det skaper like fullt enorm frustrasjon og ikke minst uproduktive ansatte, når de må
lete gjennom gamle versjoner og unødvendig informasjon, før de kommer frem til den rette
informasjonen.

Jeg antar at det ikke er veldig kjekt for deltakerne i programmet å utlevere sitt eget rot på
denne måten. Men de har antakelig innsett at de får heller legge stoltheten sin litt bort en
stund, for at de skal få en bedre hverdag senere. Gevinsten er større en ulempen, med andre
ord.

Dette har fått mange bedrifter til å innse at de trenger hjelp. I likhet med deltakerne over,
kan selvsagt mange bedrifter kjenne på et ubehag ved å «vise frem» sitt eget kaos overfor
en hjelpende «utenforstående». Da kan det være greit å ha øynene på målet, og tenke som
deltakerne (jeg kan selvsagt ikke vite hva de tenker, men jeg tipper jeg er i nærheten): At
gevinsten er større en ulempene på veien dit.

Etter en erkjennelse og beskrivelse av problemet begynner deltakerne på veien til
forbedring. Det fører oss over på neste steg. Nemlig å skaffe oversikt.

2. Få oversikt
Har du noen gang fått plassert alle dine eiendeler ut i ett stort rom? Alt fra bestikk til
brettspill, symaskiner til sirkelsag, jakker til julepynt. Det er fascinerende å se når deltakerne
får, bokstavelig talt, lagt fremfor seg alt de eier, på ett golv. Sortert og systematisert i
kategorier, slik at de enkelt kan se hva de har for mye av, hva de ikke bruker, hva de ikke
ante de eide og så videre.

Enorme mengder informasjon produseres og håndteres i bedrifter, og det spås en mer enn
firedobling i løpet av de neste årene. Det er (heldigvis) umulig å plassere all informasjon ut
på et stort rom, men Equinor har faktisk gjort en interessant sammenligning: Hvis de skulle
skrevet ut og lagret all sin informasjon (40Petabyte) i arkivskap, ville det krevd 800 millioner
arkivskap!

Vi kan altså ikke gjøre det like fysisk som deltakerne i programmet. Men det går likevel an å
få en god oversikt over filer, dokumenter og andre informasjonsobjekter i bedriften din. Det
er faktisk helt avgjørende for å komme seg videre til neste steg.

Definér kategorier, gjør en kartlegging, og «plasser» informasjon i riktig kategori – så er du
klar for neste steg: Ryddingen.

Deltakerne får beskjed om å velge mellom å beholde, donere/selge eller kaste.

3. Rydding
Den aller vanskeligste, og mest emosjonelle delen av programmet er når deltakerne skal
begynne å sortere bort det de ikke kan beholde lengre. Dette krever tøffe prioriteringer,
harde kamper med både seg selv og ofte andre familiemedlemmer. Deltakerne får og gjerne
en nødvendig «push» fra programleder, og ender til slutt opp med å halvere hele mengden
med saker og ting de skal beholde.

I en bedrift har vi enorme mengder med informasjon som ikke lenger har noen verdi. En
rapport fra Veritas Global Databerg konkluderer med at rundt 30% av informasjon og data i
bedriten er såkalt ROT (Ja, et svært treffende akronym i denne sammenhengen)
informasjon. Redundant (dobbel), Obsolete (overflødig) eller Trivial (unødvendig, lav verdi).

Videre sier rapporten at så mye som 50% er «mørk» informasjon, altså informasjon hvis
verdi er ukjent. Det betyr at du antakelig kan kvitte deg enorme mengder av informasjonen
som tar opp servere og skyer. Og selv om lagringskapasitet og teknologi har blitt både bedre
og billigere de siste årene, er det på ingen måte gratis. Rapporten estimerer at en
mellomstor bedrift typisk har 1000 TB data, til en årlig kostnad på 650.000 USD, rundt 6.5
millioner kroner. Det kan derfor gi store kostnadsbesparelser å få bedre orden, oversikt og
kontroll på informasjon i bedriften.

I programmet ser vi ofte at tingene får sin egen plass, med sin egen merking. Også her kan vi
sammenligne med hvordan vi kan strukturere informasjon i en bedrift. Vi kjenner alle til
mappestrukturen. Et langt bedre alternativ, iallfall hvis man vil ha større automatikk,
fleksibilitet og kontroll, er å benytte såkalt metadata. Omtrent som en eske med klær kan ha
merkelappene «klær, vinter, Grete» kan et dokument eksempelvis ha «merkelappene» HR,
Personal, Medarbeidersamtale. Dette kaller vi metadata, og åpner for muligheter for raskere
gjenfinning, tilgangsstyring, samhandling og mer.

4. Lag et system og en struktur for det som skal «tilbake til huset»
Samtidig som deltakerne, godt hjulpet av den tidligere nevnte hjelpsomme og myndige
programlederen, sorterer og kategoriserer sine vesker og vannkanner, jobber det et
ekspertteam hjemme hos deltakeren. Dette teamet lager oppbevaringssystem og orden i
hjemmet, som skal sørge for at tingene som deltakeren skal ta meg seg hjem igjen, blir lagret
på en fornuftig, logisk og brukervennlig måte. Et eksempel er at gjenstander som skal vekke
minner og følelser får en synlig og verdig plass i stua, og nyttige gjenstander som klær og
verktøy får sine faste oppbevaringsplasser lett tilgjengelig når man trenger det. Dermed blir
matboden ved siden av kjøkkenet faktisk fylt med mat, og ikke med klær og sko, slik
situasjonen var blitt for et par i programmet.

Dette er overførbart til hvordan informasjon trenger systemer og strategier for å være lett
tilgjengelig når det trengs. Informasjonen har liten eller ingen verdi dersom den ikke er
tilgjengelig når man trenger den. Vi har ulike typer informasjon, som alle trenger å
kategoriseres og settes i system, gjerne ved bruk av metadata nevnt over. Ofte trengs det et
konkret system, utover mappestrukturen i filutforsker, for håndtering av dokumenter. I
tillegg er det gjerne behov for system i form av rutiner og retningslinjer. Begge deler er til
stor hjelp når ansatte skal finne frem riktig informasjon til rett tid.

5. Å leve etter den nye strukturen
Noe jeg savner med programmet, og som finnes i andre programmer hvor man hjelper
deltakere ut av en krise, er å se hvordan det går med dem etter en tid. Klarer deltakeren å
slutte å samle på ting, klarer de å følge det nye systemet? Hvis jakker og sko fortsatt havner
på gulv eller på benken i gangen, i stedet for å henge eller legges i hyller, så er det kanskje
ikke lenge før situasjonen igjen er kaotisk og vanskelig.

Nok en gang er det store likheter med hvordan vi håndterer dokumenter og informasjon.
Det er bra og nødvendig med gode systemer og rutiner, men hvis det ikke etterleves, da er
man fort tilbake til et kaos av mange dokumenter som lagres lokalt, duplikater, informasjon
på avveie og så videre. Derfor er det kritisk at bedrifter lager rutiner og retningslinjer som er
enkle å følge, og ikke minst har systemer og verktøy som gjør det enkelt og nyttig å følge
reglene. Så er det slik med informasjonsforvaltning som med så mye annet – noen må ha
ansvaret. Det går ikke av seg selv. Jevnlig og kontinuerlig fokus og påminnelser om hvordan
man skal lagre, produsere, gjenfinne, dele, arkivere og slette informasjon er suksesskriterier
for en varig forbedring – som er det vi er ute etter. En rydderevolusjon, et skikkelig krafttak,
kan være riktig og helt nødvendig i mange situasjoner. Men varig endring og forbedring
krever en systematisk, jevnlig og strategisk jobbing – altså god informasjonsforvaltning.